3. Número de identificación patronal (EIN)

Un número de identificación patronal (EIN) es un número que consta de nueve dígitos que el IRS les expide a los patronos. Los dígitos están organizados de la siguiente manera: 00-0000000. Dicho número se usa para identificar las cuentas contributivas de los patronos, así como las de ciertos negocios, y otras ciertas organizaciones y entidades que no tienen empleados. Usted deberá anotar el EIN en toda planilla, anexo y correspondencia relacionada con su negocio que envíe al IRS y a la SSA.

Si usted no ha solicitado un EIN, deberá hacerlo llenando la Forma SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación del Patrono (EIN). Esta forma contiene información sobre cómo solicitar un EIN por correo o por teléfono.

Si usted no tiene su EIN para la fecha de vencimiento para radicar la planilla, por favor, anote Solicitado y la fecha de su petición en el espacio para tal número. Si usted adquiere el negocio de otro patrono, no deberá usar el número asignado a éste último. Haga su cheque por cualquier saldo debido pagadero al United States Treasury e incluya en el mismo su nombre (tal como aparece en la Forma SS-4PR), dirección, clase de contribución, período contributivo en cuestión y la fecha en la que usted solicitó el EIN.

Usted deberá tener solamente un EIN. Si tiene más de un número, deberá informar al Centro de Servicio del IRS donde usted radicó su última planilla de contribución. Indique todos los EIN que posee, así como el nombre y la dirección que corresponden a cada número que le asignaron a usted y el lugar donde su negocio principal está ubicado. El IRS le indicará el EIN que deberá usar.

Para mayor información, vea la Publicación 1635, Undertanding Your EIN, y la Publicación 583, Starting A Business and Keeping Records, ambas en inglés.

4. Número de seguro social (SSN)

El número de seguro social (SSN) de un empleado consta de nueve dígitos, organizados de la manera siguiente: 000-00-0000. Usted deberá tener el nombre y SSN de todo empleado suyo, porque deberá incluirlos correctamente en la Forma 499 R-2/W-2 PR que le prepare a él. De no ser así, usted podría estar sujeto a pagar una multa o penalidad. Deberá pedirle a cada empleado que le muestre a usted su tarjeta de seguro social. El empleado tiene que mostrarle a usted su tarjeta de seguro social si la misma está disponible. Usted puede (pero no se le obliga) fotocopiar la tarjeta de seguro social de su empleado si éste se la muestra a usted.

Si un empleado no tiene una tarjeta de seguro social o le hace falta una nueva, el empleado deberá solicitarla usando la Forma SS-5, Application for a Social Security Card, en inglés. Si el empleado ha solicitado un SSN pero aún no lo tiene cuando llega el momento de prepararle su Forma 499 R-2/W-2 PR, anote Solicitado en la planilla. Cuando el empleado recibe su SSN, radique la Forma 499 R-2c/W-2c PR, Corrección A Comprobante de Retención, para incluir el SSN del empleado.

Aviso:   Asegúrese de anotar el nombre y SSN de cada empleado exactamente como aparecen en su tarjeta de seguro social. Si el nombre del empleado no está correcto tal como se indica en la tarjeta (p.e., a causa de matrimonio o divorcio), el empleado deberá solicitarle a la SSA una tarjeta nueva. Siga usando el nombre antiguo hasta que el empleado le muestre la tarjeta de seguro social nueva con su nombre nuevo.

El empleado que solicita un SSN deberá ofrecer pruebas de su edad, identidad y ciudadanía. Si no es ciudadano estadounidense, deberá aportar pruebas de su estado legal en los Estados Unidos.

Si su empleado recibió una nueva tarjeta de seguro social que contiene su nombre y SSN correctos porque se cambió o ajustó su condición de extranjero residente, corrija sus recórds y archivos e indique la información nueva en la Forma 499 R-2/W-2 PR. Si usted radicó una planilla para el mismo empleado bajo su nombre y SSN antiguos, radique la Forma 499 R-2c/W-2c PR para corregir el nombre y número. Aconseje al empleado que se comunique con la oficina local de la SSA al menos 9 meses después de que haya radicado la Forma 499 R-2c/W-2c PR para asegurarse de que se hayan puesto al día los récords.

5. Salarios sujetos a la contribución

Por regla general, todos los sueldos y salarios están sujetos a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare (y a la contribución al fondo federal para el desempleo (contribución FUTA)). Sin embargo, los salarios sujetos a las contribuciones al seguro social y al FUTA están limitados a un máximo anual (base salarial). Una vez que haya pagado $84,900 a cualquier empleado durante 2002, incluyendo propinas, no siga reteniéndole la contribución al seguro social sobre cualquier cantidad que le pague al empleado durante el resto del año. La base salarial para la contribución FUTA es de $7,000 para 2002. Toda remuneración pagada por servicios prestados está sujeta a la contribución al Medicare. Los pagos pueden ser en efectivo o en otra forma. El término salarios incluye jornales, sueldos, vacaciones, bonos, comisiones y beneficios marginales. No importa cómo los pagos se computen o se hagan.

Vea la tabla en las páginas de la 15 a la 19 para unas excepciones a las contribuciones al seguro social, al Medicare y al FUTA.

Las contribuciones al seguro social y al Medicare corresponden a la mayoría de los pagos de la compensación por enfermedad, incluyendo los pagos que hacen terceros pagadores, tales como compañías de seguros. Ciertas reglas especiales corresponden a la reportación de pagos de compensación por enfermedad hechos por terceros. Vea la discusión más adelante en este apartado, así como en la Publicación 15-A, en inglés.

Hay que determinar el valor de remuneración en forma de especie (tal como mercancías, hospedajes y alimentos) a base de su valor normal en el mercado. Sin embargo, vea Retención y declaración de la contribución sobre beneficios marginales proporcionados a los empleados, más adelante. Aparte de unos trabajadores agrícolas y empleados domésticos, esta especie de remuneración tiene que estar sujeta a las contribuciones al seguro social, Medicare y FUTA.

Las remuneraciones retroactivas, incluyendo aumentos retroactivos (pero no las cantidades pagadas por daños y perjuicios), se tributan como remuneraciones ordinarias para el año en que se pagan. Para más información sobre las remuneraciones retroactivas, vea la Publicación 957, Reporting Back Pay and Special Wage Payments to the Social Security Administration, en inglés.

El costo de seguro de vida a término grupal proporcionado por el patrono que se incluye en el ingreso total del empleado está sujeto a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare. Por lo general, la cantidad que se debe incluir en el ingreso del empleado es el costo del seguro en exceso de $50,000.

Gastos de viaje y de representación.   Los pagos que usted haga a su empleado para gastos de viaje, así como para otros gastos necesarios relacionados con su negocio, están por lo general sujetos a contribución si: 1) al empleado que recibe el pago no se le exige, o cuando se le exige, no somete evidencia, que justifique los gastos mediante la presentación de recibos u otros comprobantes ó 2) usted entrega al empleado una cantidad de dinero por adelantado para gastos relacionados con el negocio suyo y al empleado no se le exige que devuelva, o si se le exige que lo haga, no devuelve cualquier cantidad sobrante que no usó para sus gastos del negocio.

Reglas especiales para empleados agrícolas y domésticos.   Los salarios pagados a empleados agrícolas y domésticos están sujetos a ciertas reglas especiales para la aplicación de las contribuciones al seguro social, al Medicare y para el desempleo federal (FUTA). Vea los apartados 7, 8 y 11.

Compensación por enfermedad

Por regla general, la compensación por enfermedad es cualquier cantidad pagada conforme a un plan efectuado por la ausencia temporera del empleo de parte de un empleado, debida a lesión, enfermedad o incapacidad. El patrono o un tercero, como una compañía de seguros, puede efectuar los pagos. Los beneficios pagados pueden ser de duración corta o larga. Se muestra en el comprobante de retención frecuentemente como un porcentaje del salario normal del empleado. La compensación por desempleo está sujeta, por lo general, al pago de las contribuciones al seguro social, al seguro Medicare y FUTA.

A la compensación por enfermedad pagada a un empleado por un tercero, p.e., un agente fiduciario, se le deberá tratar de una forma especial al finalizar el año debido a que el IRS concilia las Formas 941-PR trimestrales de un patrono con las Formas 499 R-2/W-2 PR y W-3PR que se radican al terminar el año. La información que sigue abajo le proporciona las reglas generales acerca de cómo reportar la compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador.

Terceros pagadores.   Debido a que usted les retiene las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare por personas a las cuales no radica la Forma 499 R-2/W-2 PR, usted deberá radicar, por separado, una Forma W-3PR junto con una sola Forma 499 R-2/W-2 PR substituta que indica lo siguiente: escriba en el encasillado 1 de la Forma 499 R-2/W-2 PR Third party sick-pay recap (Tercero pagador de compensación por enfermedad), en vez del nombre del empleado, o en el encasillado b de la Forma W-3PR, en vez del número total de Formas 499 R-2/W-2 PR que está enviando. En el encasillado 18, anote el total de la compensación por enfermedad pagada al empleado sujeta a la contribución al seguro social del mismo. En el encasillado 19, escriba la cantidad de la contribución al seguro social retenida al empleado. En el encasillado 20, escriba la cantidad de la compensación por enfermedad sujeta a la contribución Medicare, correspondiente al empleado. En el encasillado 21, escriba la cantidad total retenida para la contribución Medicare, correspondiente al empleado. En la Forma W-3PR que usted preparará por separado, llene solamente los encasillados a, c, d, e, 7 y del 10 al 13.

Patronos.   Si tiene empleados que han recibido pagos de compensación por enfermedad procedentes de una compañía de seguros o de cualquier otro tercero pagador, usted deberá reportar en la Forma 499 R-2/W-2 PR del empleado: (a) en el encasillado 8, la cantidad total de la compensación por enfermedad que el empleado deba incluir en su ingreso; (b) en el encasillado 14, cualquier contribución sobre ingresos retenida de la compensación por enfermedad pagada por el tercero pagador; (c) en el encasillado 18, la porción de la compensación por enfermedad que esté sujeta a la contribución al seguro social, correspondiente al empleado; (d) en el encasillado 19, la contribución al seguro social correspondiente al empleado que haya sido retenida por el tercero pagador; (e) en el encasillado 20, la compensación por enfermedad que esté sujeta a la contribución Medicare, correspondiente al empleado; y (f) en el encasillado 21, la contribución Medicare correspondiente al empleado, retenida por el tercero pagador.

Si no incluye cualquier parte del pago de compensación por enfermedad en el ingreso del empleado debido a que éste pagó una porción de las primas, usted deberá informarle al empleado la parte no incluida.

El patrono tiene la opción de incluir la compensación por enfermedad pagada por terceros junto con los salarios reportados en la Forma 499 R-2/W-2 PR o de reportar la compensación por separado en una segunda Forma 499 R-2/W-2 PR en la que indicará que la cantidad fue compensación por enfermedad pagada por un tercero. En cualesquiera de las dos opciones, la copia A de las Formas 499 R-2/W-2 PR deberá ser radicada ante la SSA.

Nota:   Si el tercero pagador no le notifica a tiempo al patrono acerca de los pagos de compensación por enfermedad, el tercero pagador, no el patrono, será responsable de radicar las Formas 499 R-2/W-2 PR, correspondientes a cada uno de los empleados que recibieron los pagos, así como la Forma W-3PR.

Para obtener mayor información sobre este tema, vea Sick Pay Reporting, en el apartado 6 de la Publicación 15-A, en inglés.

Retención y declaración de la contribución sobre beneficios marginales proporcionados a los empleados

A menos que la ley los excluya del pago de contribuciones, los beneficios marginales tienen que incluirse en el ingreso bruto del que los recibe y, además, los mismos están sujetos al pago de contribuciones relacionadas con el empleo. Los beneficios marginales incluyen los siguientes beneficios proporcionados por el patrono al empleado: automóviles, viajes en aviones propiedad del patrono, viajes gratis (o con descuento) en líneas aéreas comerciales, vacaciones, descuentos en mercancías o servicios, cuotas de socio de clubes campestres o cualesquier otras clases de clubes, así como boletos (tickets) de admisión a eventos deportivos u otra clase de entretenimiento.

Por lo general, la cantidad que se incluye en el ingreso bruto del empleado es el exceso del valor justo en el mercado del beneficio proporcionado por el patrono sobre la suma de cualquier cantidad pagada por el empleado, más cualquier cantidad excluida por ley. Ciertos beneficios marginales están específicamente excluidos por ley. Si desea obtener información adicional sobre los beneficios marginales, vea la Publicación 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits, en inglés.

Cuándo se tratan los beneficios marginales como pagados al empleado.   Usted puede optar por tratar los beneficios marginales en otra forma que no sea en efectivo (incluyendo el uso de un automóvil proporcionado por usted) como pagados durante el período regular de nómina, trimestralmente, semestralmente, anualmente o de cualquier otra manera que usted elija. Usted no tiene que hacer una elección formal de las fechas de pago, ni tampoco tiene que notificar las mismas al IRS. Usted no está obligado a hacer uso de esta opción con todos los empleados y puede cambiarla tan a menudo como lo desee, siempre que todos los beneficios marginales proporcionados a los empleados en un año natural (calendario) sean tratados como pagados no más tarde del 31 de diciembre de dicho año. Sin embargo, vea la Regla especial en el caso de beneficios marginales proporcionados en noviembre y diciembre, más adelante.

Usted puede tratar el valor de un mismo beneficio marginal como pagado en una o más fechas distintas en el mismo año natural (calendario), aún en el caso en que el empleado reciba todo el beneficio de una vez. Sin embargo, una vez seleccionadas las fechas de pago, usted deberá reportar las contribuciones en su planilla de contribución para el mismo período contributivo durante el cual usted los consideró pagados. La elección descrita anteriormente no aplica cuando el beneficio marginal proporcionado al empleado consiste en la transferencia de propiedad inmueble (bienes raíces) o de inversiones en bienes muebles (propiedad personal).

Retención de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare sobre los beneficios marginales.   Usted deberá añadir el valor de los beneficios marginales a los salarios regulares del período de nómina y después procederá a computar la contribución al seguro social y la contribución al seguro Medicare sobre la cantidad total.

Si la cantidad de contribución al seguro social y de contribución al seguro Medicare que usted retiene al empleado durante un año natural (calendario) es menor que la cantidad requerida, pero usted informa la cantidad correcta, puede cobrarle al empleado la cantidad de contribución que no le retuvo.

Depósito de la contribución sobre los beneficios marginales.   Cuando las fechas de pago de los beneficios marginales hayan sido seleccionadas, las contribuciones correspondientes deberán depositarse siguiendo las reglas generales para los depósitos que se detallan en el apartado 10, incluyendo las que tienen que ver con la puntualidad de los depósitos. Usted puede hacer un estimado razonable del valor de los beneficios marginales considerados como pagados en la(s) fecha(s) seleccionada(s) para, de esta manera, poder cumplir con el requisito de hacer los depósitos dentro del período de tiempo requerido. Por regla general, el valor de los beneficios marginales que no sean en efectivo proporcionados durante un año natural (calendario) tiene que ser determinado el, o antes del, 31 de enero del año subsiguiente.

Usted puede reclamar un reembolso de los pagos de contribución hechos en exceso o puede optar porque el exceso se le acredite a la próxima planilla de contribución que radique. Si usted depositó menos de la cantidad requerida, vea Multas relacionadas con los depósitos en el apartado 11.

Valorización de vehículos proporcionados a los empleados. Si usted proporciona a sus empleados un vehículo para propósitos del negocio, puede determinar el valor real de este beneficio marginal para el año entero tomando en consideración el uso comercial del vehículo, o puede considerar el uso total durante el año como personal e incluir el 100% del valor del uso del vehículo en los sueldos y salarios pagados al empleado. Para información sobre cómo y lo que se debe reportar a los empleados, vea el apartado 12.

Regla especial en el caso de beneficios marginales proporcionados en noviembre y diciembre.   Usted puede optar por tratar el valor de los beneficios marginales proporcionados a sus empleados durante noviembre y diciembre como pagados en el año siguiente. Sin embargo, esto aplica únicamente a los beneficios que realmente se provean durante noviembre y diciembre, no a los que se les trata como si fueran provistos durante esos meses.

Si usted opta por usar la regla especial, deberá notificárselo a los empleados afectados por la misma. La notificación deberá entregársela directamente al empleado entre la última fecha de pago de salarios correspondiente al año natural (calendario) y (o cerca de) la fecha en que se le entregue al empleado la Forma 499 R-2/W-2 PR. Si usted hace uso de esta regla especial, el empleado también tiene que hacerlo para todo propósito y para el mismo período de tiempo que usted la usa. No puede usar esta regla especial cuando el beneficio es una transferencia de bienes raíces o propiedad (tanto tangible como intangible), que se tiene mayormente para propósitos de inversión, a su empleado.

6. Propinas sujetas a la contribución

Las propinas que sus empleados reciben están, generalmente, sujetas a retención de la contribución al seguro social y de la contribución al seguro Medicare. Sus empleados deberán informarle a usted la cantidad de propinas que ellos recibieron, para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibieron las propinas. El informe deberá incluir también las propinas que usted pagó a sus empleados mediante los recibos de las tarjetas de crédito de los clientes. El informe deberá incluir las propinas que los empleados recibieron directamente de los clientes y las que recibieron de otros, así como las que recibieron indirectamente (i.e., división y repartición de propinas). Dicho informe no deberá contener las propinas que el empleado haya pagado a otros empleados. No se requiere ningún informe si el total de las propinas recibidas en un mes es menos de $20. Los empleados pueden usar la Forma 4070-PR, o cualquier otra similar, para informarle a usted las propinas que reciben durante el mes. Pueden usar también la Forma 4070A-PR, Registro Diario de Propinas del Empleado. Ambas formas están incluidas en la Publicación 1244-PR, Registro Diario de Propinas Recibidas por el Empleado e Informe al Patrono, la cual se puede obtener en la oficina del IRS.

El informe deberá ser firmado por el empleado y deberá contener la información siguiente:

• El nombre, dirección y SSN del empleado;
• El nombre y la dirección de usted;
• El mes, o período de menos de un mes, informado; y
• El total de las propinas recibidas.

Usted deberá retener la contribución al seguro social y la contribución al seguro Medicare correspondientes al total de propinas informadas por los empleados. Usted puede retener de los salarios, o de otros fondos que el empleado ponga a su disposición, la cantidad de contribuciones correspondientes a las propinas. No retenga más contribución al seguro social de los salarios y propinas de los empleados cuando el total de los mismos llegue a $84,900 para 2002. Reténgale al empleado la contribución Medicare sobre todos los salarios y propinas de éste durante todo el año.

Usted es responsable de la contribución patronal al seguro social hasta que el total de salarios pagados a los empleados, incluyendo propinas, llegue al máximo establecido para el año. Usted mismo es responsable de pagar la contribución Medicare correspondiente al patrono durante todo el año sobre los salarios y propinas. Radique la Forma 941-PR para reportar la retención de contribución sobre propinas.

Si para el día 10 del mes siguiente al mes en que usted recibe el informe de propinas de un empleado no tiene suficientes fondos para retenerle la contribución, usted dejará de ser responsable de la retención de la contribución relacionada con las propinas. Reporte en la Forma 499 R-2/W-2 PR estas propinas y la cantidad de contribuciones al seguro social y al Medicare que no pudo retenerle al empleado.

Aviso:   A usted se le permite establecer un sistema de reportación electrónica de propinas para sus empleados. Vea la sección 31.6053-1 de la Reglamentación Propuesta, en inglés, para más detalles.

La tabla que aparece en la página 19 muestra cómo se tratan las propinas para propósitos de la contribución FUTA.

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