INSTRUCCIONES GENERALES
Cambio Importante
La Forma 940-PR para el 2002 contiene un pago-comprobante desprendible. Por favor, use este pago-comprobante cada vez que usted tiene que efectuar un pago de la contribución. Vea, Adónde Se Envía la Planilla, en la página 2.
Partidas que Usted Deberá Tener en Cuenta
Lo que sigue son algunas partidas que usted deberá tener en cuenta.
Requisito para hacer los depósitos por medios electrónicos. Usted podría estar obligado(a) a hacer depósitos de contribuciones federales, tales como las contribuciones por razón del empleo, sobre los artículos de uso y consumo o la contribución federal sobre el ingreso correspondiente a corporaciones, mediante el Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). Vea, Requisito para hacer los depósitos por medios electrónicos, en la página 3.
Firma de la Forma 940-PR. Unicamente una persona autorizada a firmar puede firmar la Forma 940-PR. Vea, Quién debe firmar la planilla, en la página 6.
Hoja de cómputo para computar el crédito de la línea 6 de la Parte III si se pagaron tarde las contribuciones a Puerto Rico. Los contribuyentes que han hecho contribuciones al Fondo para el Desempleo de Puerto Rico después de la fecha para radicar la Forma 940-PR deberán completar la hoja de cómputo que se halla en la página 5 bajo las instrucciones para la línea 6 de la Parte III, para computar el crédito permisible. Por favor, no reporte tales contribuciones en la columna (i) de la línea 3 de la Parte III, ni en la línea 3b. Cualquier crédito permisible por tales contribuciones hechas a Puerto Rico aparecerá en la línea 6.
Ayuda por teléfono. Si desea hacer cualquier pregunta sobre contribuciones federales relacionadas con el empleo, sírvase llamar a la oficina del Servicio Federal de Rentas Internas (IRS), sin costo para usted, al 1-800-829-4933.
Propósito de la Forma 940-PR
Los patronos cuyo domicilio comercial principal está ubicado en Puerto Rico deberán usar la Forma 940-PR para reportar su Contribución Federal Anual para el Desempleo (contribución FUTA). Los patronos puertorriqueños que tienen otro domicilio comercial en las Islas Vírgenes de los Estados Unidos o en un estado del mismo también pueden radicar esta planilla. La contribución FUTA, junto con los sistemas para el desempleo estatales, se emplea para proporcionar pagos de compensación por desempleo a los trabajadores que han perdido sus empleos. La mayoría de los patronos pagan tanto la contribución para el desempleo federal como la contribución para el desempleo estatal (p.e., de Puerto Rico).
Unicamente el patrono paga la contribución FUTA. No se la cobre a sus empleados ni tampoco se la deduzca de los salarios. Dicha contribución se aplica a los primeros $7,000 que usted paga a cada empleado suyo por año, después de restar cualesquier pagos exentos. Este límite de $7,000 es su base salarial para la contribución federal; el límite pudiera ser diferente para la contribución que adeude a Puerto Rico.
Cuándo Se Debe Radicar
Radique la Forma 940-PR del 2002 el, o antes del, 31 de enero del 2003. Sin embargo, si pagó toda la contribución FUTA mediante depósitos efectuados a tiempo, usted podrá radicar su planilla el 10 de febrero del 2003. Para propósitos de la fecha de vencimiento, usted satisfará los requisitos para radicar su planilla si la misma está propiamente dirigida, el sobre de envío lleva impreso la marca de First Class o se envía mediante un servicio de entregas privado aprobado por el IRS para la fecha de vencimiento. Una lista de tales servicios aparece en la Circular E (Pub. 15), Employer's Tax Guide, en inglés. Vea también, Adónde Se Envía la Planilla, en la página 2.
Importante: Los servicios de entrega privados no pueden entregar correspondencia a los apartados postales.
Quién Debe Radicar la Planilla
Por lo general, deberá radicar si cualquiera de las dos condiciones siguientes le corresponde a usted:
- Condición 1: Usted pagó salarios ascendentes a $1,500 ó más en cualquier trimestre natural (calendario) del 2001 ó del 2002.
- Condición 2: Usted tuvo un(a), o más de un(a), empleado(a) durante al menos una parte de un día en cualesquier 20 semanas distintas del 2001 ó del 2002.
Cuente todos los empleados regulares, temporeros y a jornada parcial. Una sociedad de individuos no deberá incluir sus socios. Si hay un cambio de propietario o transferencia del negocio durante el año, cada patrono al cual le aplica la Condición 1 ó la Condición 2 deberá radicar la Forma 940-PR. Unicamente para propósitos de estas condiciones, no reporte los salarios pagados por el otro patrono. Sin embargo, vea, Patrono sucesor, en la página 4.
Patronos de empleados domésticos. Radique una planilla de contribución federal para el desempleo solamente si usted pagó en su totalidad salarios en efectivo ascendentes a $1,000 ó más (para todos sus empleados domésticos) en cualquier trimestre natural (calendario) del 2001 ó del 2002 por trabajo doméstico prestado en una residencia particular, en un club local de una institución de enseñanza universitaria o en un capítulo local de una fraternidad o sororidad de una institución de enseñanza universitaria. Los individuos, los caudales hereditarios y los fideicomisos que adeudan contribución federal para el desempleo por servicios domésticos prestados en una residencia privada, en la mayoría de los casos, deberán radicar el Anejo H-PR (Forma 1040-PR), Contribuciones Sobre el Empleo de Empleados Domésticos, en vez de la Forma 940-PR. Vea las Instrucciones para el Anejo H-PR (Forma 1040-PR), para obtener más información.
En algunos casos, como por ejemplo cuando emplea tanto a empleados domésticos como a otros empleados que no son domésticos, usted puede optar por reportar las contribuciones al seguro social y al Medicare correspondientes a sus empleados domésticos en la Forma 941-PR, Planilla para la Declaración Trimestral del Patrono, o en la Forma 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución del Patrono de Empleados Agrícolas, en vez de hacerlo en el Anejo H-PR. Si usted reportó los salarios de sus empleados domésticos en la Forma 941-PR o en la Forma 943-PR, deberá entonces usar la Forma 940-PR para reportar la contribución FUTA.
Patronos agrícolas. Radique la Forma 940-PR si cualquiera de las dos condiciones siguientes le corresponde:
- Usted pagó salarios en efectivo ascendentes a $20,000 ó más a trabajadores agrícolas durante cualquier trimestre natural (calendario) del 2001 ó del 2002; o
- Usted tuvo 10 ó más empleados agrícolas durante al menos una parte de un día (sin importar si fue al mismo tiempo) durante cualesquier 20 ó más semanas distintas del 2001 ó del 2002.
Importante: Incluya los sueldos pagados a los extranjeros admitidos a Puerto Rico temporalmente para desempeñar labores agrícolas (también conocidos como trabajadores con Visa H-2(A)) para determinar si usted reúne cualesquiera de las condiciones señaladas arriba. Sin embargo, los salarios pagados a dichos extranjeros están exentos de la contribución FUTA.
Organizaciones exentas de contribución. Las organizaciones religiosas, educativas, caritativas, etc., que se describen en la sección 501(c)(3) y que se eximen de pagar contribuciones bajo la sección 501(a), no están sujetas a pagar la contribución FUTA y no tienen que radicar esta planilla.
Patronos que son entidades estatales (territoriales) o locales. Dichos patronos no están sujetos a la contribución FUTA y no tienen que radicar esta planilla.
Adónde Se Envía la Planilla
Los patronos que tienen su negocio principal en Puerto Rico y no envían un pago de obligación adeudada deberán enviar la Forma 940-PR al Internal Revenue Service, Philadelphia, PA 19255-0046. Si incluyen un pago de obligación adeudada, deberán enviar su planilla al Internal Revenue Service, P.O. Box 80105, Cincinnati, OH 45280-0005.
Crédito por Aportaciones Hechas a Fondos Estatales
Usted puede reclamar un crédito por aportaciones pagadas a fondos estatales estadounidenses el, o antes del, 31 de enero del 2003 (o el 10 de febrero del 2003 si ésta es la fecha límite para radicar la Forma 940-PR). Su contribución FUTA será mayor si usted no paga la contribución estatal a tiempo. Vea las instrucciones para la línea 6 de la Parte III en la página 5 si usted no pagó la contribución de Puerto Rico en la, o antes de la, fecha para radicar la Forma 940-PR.
Las aportaciones son los pagos que un estado requiere a un patrono que haga a su fondo para el desempleo a fin de pagar compensación por desempleo. En las aportaciones no se incluyen cualesquier pagos deducidos o deducibles del pago de un empleado, multas, intereses o contribuciones administrativas especiales que no se incluyen en la tasa de contribución asignada a usted por el estado (p.e., el Negociado de Seguridad de Empleo) y aportaciones voluntarias que usted hizo para obtener una tasa asignada más baja.
Crédito Adicional
Los patronos a quienes un estado les ha asignado un por ciento de experiencia estatal inferior al 5.4% (.054) quizás tengan derecho a un crédito adicional. Este crédito rige aun cuando la tasa sea distinta durante el año. Este crédito es igual a la diferencia entre los pagos realmente hechos al estado y la cantidad que usted habría tenido que pagar a la tasa del 5.4%. El crédito total que se permite reclamar no puede exceder del 5.4% del total de los salarios sujetos a la contribución FUTA. Vea, Línea 3 - Cómputo del crédito provisional, en la página 4.
Crédito Especial para un Patrono Sucesor
Un patrono sucesor es un patrono que recibió una parte de un oficio, profesión o negocio de un patrono o toda o casi toda la propiedad usada en un oficio, profesión o negocio por otro patrono. El patrono sucesor deberá emplear inmediatamente después de la adquisición a uno o más empleados que fueron empleados del patrono anterior.
Usted podría ser elegible para el crédito, basado en la cantidad de contribuciones estatales para el desempleo que pagó el patrono anterior. Podría reclamar estos créditos si usted es un patrono sucesor y adquirió un negocio en el 2002 de un patrono anterior que no estuvo obligado(a) a radicar la Forma 940-PR para el 2002. Vea la sección 3302(e). Anote en la línea 3, Parte III, usando las columnas de la (a) a la (i) la información del patrono anterior como si usted hubiese pagado las cantidades.
Los patronos sucesores pudieran contar los salarios que el patrono anterior pagó a sus empleados para satisfacer el límite salarial de $7,000. Vea las instrucciones para la línea 3 de la Parte I en la página 4.
Si el patrono anterior estuvo obligado a radicar una Forma 940-PR, vea, Patrono sucesor, en la página 4.
Cómo Depositar la Contribución FUTA
Cuándo se debe depositar la contribución FUTA. Aunque la Forma 940-PR abarca un año natural (calendario), es posible que usted tenga que hacer depósitos de la contribución antes de radicar la planilla. Por lo general, deposite la contribución FUTA trimestralmente, pero únicamente en los casos en que la contribución exceda de $100. Compute su contribución FUTA de cada uno de los tres primeros trimestres multiplicando por .008 la parte de los primeros $7,000 de salarios anuales pagados a cada empleado durante el trimestre. Si cualquier parte de las cantidades pagadas a los empleados está exenta del pago de la Contribución Estatal para el Desempleo de Puerto Rico, usted pudiera estar obligado(a) a depositar una cantidad mayor que la tasa del .008. Por ejemplo, en algunos estados, los salarios pagados a los oficiales (ejecutivos) de corporaciones, así como ciertos pagos de compensación por enfermedad hechos por uniones (sindicatos) de trabajadores y ciertos beneficios marginales, están exentos del pago de la contribución estatal para el desempleo.
Si su contribución FUTA para cualquiera de los tres primeros trimestres del 2002 es más de $100 (más cualquier cantidad no depositada de un trimestre anterior de $100 ó menos), deposítela para el último día del mes después del fin del trimestre. Si es de $100 ó menos, llévela al trimestre siguiente; no está obligado(a) a depositarla. Si su contribución FUTA para el cuarto trimestre (más cualquier cantidad no depositada de un trimestre anterior) es más de $100, deposite ese total el, o antes del, 31 de enero del 2003. Si la contribución es $100 ó menos, usted puede optar por depositarla o por pagarla junto con su Forma 940-PR el, o antes del, 31 de enero. (Si usted deposita este total para el 31 de enero, podrá radicar la Forma 940-PR para el 10 de febrero del 2003.)
Las fechas de vencimiento para hacer los depósitos se muestran a continuación:
| Si la contribución FUTA sin depositar es más de $100 el -
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Deposítela no más tarde del -
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| 31 de marzo
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30 de abril
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| 30 de junio
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31 de julio
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| 30 de septiembre
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31 de octubre
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| 31 de diciembre
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31 de enero
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Importante: Si cualquiera de las fechas indicadas arriba cae en un sábado, domingo o día festivo, usted puede depositar la contribución FUTA el próximo día de trabajo.
Cómo depositar la contribución FUTA. Use la Forma 8109, Federal Tax Deposit Coupon, cada vez que haga un depósito si no tiene que usar el sistema EFTPS (vea, Requisito para hacer los depósitos por medios electrónicos, más adelante) para hacer los depósitos electrónicos. El IRS le enviará un libro de cupones para hacer depósitos cuando usted solicite un número de identificación patronal (EIN). Para hacer los depósitos, siga las instrucciones del libro de cupones. Si usted no tiene cupones, vea la sección 11 de la Circular PR (Pub. 179), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños.
Haga sus depósitos en una institución financiera autorizada (p.e., en un banco comercial que tiene autorización para recibir depósitos de contribución federal). Para evitar la posibilidad de que se le imponga una penalidad, no envíe los depósitos directamente al IRS. El banco donde usted hace los depósitos enviará al IRS la información sobre los mismos para que éstos sean acreditados a su cuenta contributiva.
Requisito para hacer los depósitos por medios electrónicos. Usted deberá hacer depósitos de contribución mediante el Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) de todas las contribuciones por depositar (tales como cantidades depositadas por concepto de las contribuciones por razón del empleo, sobre los artículos de uso y consumo o la contribución federal sobre el ingreso correspondiente a corporaciones) que surjan durante el 2003 si:
- El total de dichas contribuciones durante el 2001 excedió de $200,000 ó
- Usted tuvo que usar el sistema EFTPS en el 2002.
Si está obligado(a) a usar el sistema EFTPS y, en vez de hacerlo, usa la Forma 8109, usted pudiera estar sujeto(a) a pagar una multa del 10%. Si no tiene que usar el sistema EFTPS, puede hacerlo voluntariamente. Para tener acceso al sistema EFTPS o para obtener más información sobre él, llame al 1-800-555-4477 ó al 1-800-945-8400. Si desea acceder al sistema EFTPS usando su computadora sólo, visite al sitio en la red del sistema EFTPS en www.eftps.gov.
Importante: Para que los depósitos sean considerados hechos a su debido tiempo, usted tiene que iniciar el trámite al menos un día laborable antes de la fecha en que se debe hacer el depósito.
Si usted no está obligado(a) a pagar la contribución FUTA. Si recibe la Forma 940-PR y no tuvo ninguna obligación contributiva para el fondo federal para el desempleo para el 2002, escriba en la parte superior de la misma No sujeto(a) a contribución, firme la planilla y envíela al IRS.
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